Krönika: ”Jämställda arbetsplatser innebär bättre rådgivning och färre misstag”

Kulturen med mängder av övertid på byråerna bör brytas av flera skäl, skriver Agnes Hammarstrand och Emil Andersson.” Det produceras sällan bra och prisvärda juridiska råd eller produkter sent på natten”.

Del 5 i Agnes Hammarstrands och Emil Anderssons artikelserie ”Vägen till jämställda byråer”:
Skapa en arbetsplats som kan kombineras med familjeliv och fritid

En del advokatbyråer har historiskt sett tagit positionen att alltid tacka ja till ärenden utan tanke på huruvida det finns kapacitet att utföra uppdraget på byrån.
Detta har lett till att många jurister arbetat sena kvällar och nätter – inte sällan har detta även lett till sämre eller mindre kostnadseffektiv rådgivning till klienterna. Det produceras sällan bra och prisvärda juridiska råd eller produkter sent på natten.
Självklart kommer det alltid finns arbetstoppar som inte alltid kan förutspås eller planeras för. Men i många fall har strategin varit medveten för att få ut fler timmar per jurist och därmed tjäna mer pengar. Här finns såklart nyanser och skillnader mellan olika byråer, men vi tror inte att det är en framtida och långsiktigt hållbar strategi att acceptera uppdrag utan hänsyn till tillgängliga resurser. Inte minst för att klienterna då får betala för sämre kvalité eller för många timmar eftersom de anställda konsekvent arbetar kvällar och nätter.
Lösningen är att ha ett aktivt bemanningstänk och ta inte in fler ärenden än ni har kapacitet för. På andra typer av konsultbyråer schemaläggs bemanning noga. Inom advokatkåren har det historiskt funnits ett tänk att allt löser sig och behövs det får de jurister som är på plats arbeta två heltider var. För att skapa en jämställd arbetsplats tror vi det krävs att vi mer aktivt tänker som andra konsultbyråer. En bieffekt tror vi blir bättre rådgivning och mindre misstag.
Våga därför tacka nej till nya klienter och uppdrag om ni inte har resurser att leverera. Er personal samt era befintliga klienter är viktigare än en ny klient.
Skapa en kultur där medarbetarna hjälps åt vid vab, semester och sjukfrånvaro. Ha ett aktivt bemanningstänk även här så att medarbetarna stöttar upp varandra. Överbemanna i större projekt, så ni tar höjd för sjukdom, andra projekt och liknande.
Anställ hellre lite för många än för få. Unga personer får barn och byter jobb eller vill vara tjänstlediga. Våga ligg steget före när det gäller att rekrytera. Våga riskera att någon anställd inte är fullt sysselsatt.

Respektera inbokade privata tider i kalendern

Minska betydelsen av ”facetime” – ha en flexibel inställning till när och var arbetet utförs

Var tydlig som ledning med att det är ok att gå tidigt för att t.ex. hämta på förskolan och sen arbeta igen tiden senare på kvällen eller under helgen – för den som vill. Säkerställ att samtliga delägare, chefer och handledare har samma syn. Skuldbelägg aldrig, varken genom dåliga skämt eller annat. Skapa en kultur där befordran och vem som får roliga uppdrag inte styrs av vem som sitter kvar länge på kontoret – utan värdera efter kvalité och resultat.
Ha en tillåtande inställning till distansarbete och flexibla arbetstider. Låt till exempel anställda som pendlar långa avstånd arbeta hemifrån någon dag i veckan, självklart med hänsyn till möten och liknande. Flexibilitet är ofta en av de stora fördelarna med advokatyrket – utnyttja det. Så länge medarbetare gör det de ska och är på plats för möten och förhandlingar så vinner ofta både arbetsgivare och arbetsplats på en tillåtande kultur i dessa delar.
Respektera inbokade privata tider i kalendern – så långt det är möjligt och i vart fall i samma utsträckning som klientmöten.

I många fall är inte leveranserna akuta

Låt de anställda ha en fritid – sänk debiteringskraven!

Vi tror en sund affärsjuridisk byrå är en arbetsplats där ingen, sett över tid, tvingas att arbeta mer än heltid (eller deltid om personen har en deltidstjänst). Då måste debiteringskrav och förväntningar till dessa sänkas till nivåer som gör att detta är rimligt. Därmed inte sagt att den som vill göra snabb karriär eller vill bli chef inte kan behöva arbeta mer i perioder. Det är som inom alla yrken. Den som sitter på en chefsroll måste givetvis hugga i när så krävs och ta kollegors arbete när så krävs för att kunderna så få full uppmärksamhet. Men alla behöver inte vara chefer.
Är detta verkligen möjligt att förknippa med klienters förväntningar? Ja, vi tror det. Det är väldigt lätt att leva efter devisen att alla leveranser ska ske omgående. Men i många fall är inte leveranserna akuta, utan den mer seniora advokaten kan fråga klienten rakt ut när leverans krävs och på så vis undvika att stressa juniora kollegor mer än nödvändigt.
Däremot är vi fullt medvetna om att det kan finnas uppdrag som innebär att berörda medarbetare måste vara beredda att arbeta fler timmar och ha högre grad av tillgänglighet. Har ett uppdrag antagits måste självklart klientens bästa gå först. Likaså finns det uppdrag som kräver snabb leverans med kvällsarbete till följd. Nyckeln tror vi är bemanna rätt och sedan försöka låta personer välja och att ge utrymme för olika typer av roller. Många advokater älskar att arbeta mycket och självklart ska de då få göra det. Men detta arbetssätt ställer stora krav på ett delaktigt ledarskap och en större förståelse för arbetsplanering. Där har vår bransch fortfarande mycket att lära av andra konsultverksamheter.

Tänk på hur ni lägger möten på kvällar, tidiga mornar och helger

Underlätta föräldraskap

Ha en checklista och plan inför, under och efter föräldraledighet. Gör checklistor över vad respektive chef behöver tänka på för de olika faserna. Detta för att bygga in detta som en naturlig del i verksamheten men också så att alla behandlas lika under sina ledigheter.
Den anställde ska givetvis ha total valfrihet i vilken typ av föräldraledighet denne föredrar. Var fördomsfri och lägg inga värderingar i vilket alternativ den anställde väljer – oavsett kön. Men visa gärna på vilka alternativ som finns – såsom att vara ledig helt utan tillgång till mail, vara ledig men följa jobbmejl eller växla föräldraledighet med jobb periodvis eller t.ex. varannan dag. Vi tror en stor fördel med advokatyrket kan vara flexibilitet med att periodvis kunna arbeta deltid – utnyttja då den möjligheten genom att tillåta dina medarbetare att göra det. Förklara gärna skillnaderna och våga vara öppen med vad olika alternativ kan innebära för den konkreta personens karriär.
Att vara fördomsfri är svårt. Inte minst eftersom vi nu är inne på ett område där det idag är väldigt stora skillnader i hur män respektive kvinnor har gjort och gör.
Desto viktigare är det då att inte döma den man som tar lång föräldraledighet eller den kvinna som tar kort föräldraledighet.
Säkerställ kontakt med anställda under föräldraledighet och att den ”ledige” bjuds in till gruppluncher, medarbetarsamtal, byråresor, jul- och sommarfester m.m. Säkerställ bra dialog med den anställde inför denna kommer tillbaka från föräldraledighet och en plan för arbete så den som är åter får lika stimulerande uppgifter som innan ledigheten.
Föräldraledigheten är ju dock bara en del i att vara förälder, desto viktigare är såklart hur det fungerar när den anställde är åter på plats. Tänk på att ha en rak kommunikation om hur den anställde eventuellt vill förändra sitt sätt att arbeta och sina arbetstider på grund av att hen blivit förälder. Det är viktigt att ledning, delägare, chefer och handledare har en förståelse för föräldraskap och vad det innebär. Att ha detta perspektiv kan innebära flera saker, men självklart är till exempel en grundläggande respekt för att barn behöver hämtas och tas om hand om på utsatta tider.
Tänk även på hur ni lägger möten på kvällar, tidiga mornar och helger – och ha god framförhållning och dialog med den anställde kring speciellt denna typ av mötesbokningar – när så är möjligt. Som vi varit inne på ovan är det viktigt att respektera privata möten i kalendern i lika stor utsträckning som klientmöten. Den anställde som inte får möjlighet att vara förälder med allt vad det innebär i form av hämtningar/lämningar, skolavslutningar och vab – men framförallt tid att umgås med sina barn blir sällan långvarig på byrå.